Statuts de l'association EGC

1. OBJET ET DENOMINATION

ARTICLE 1 – TITRE

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901 ayant pour titre : EGC (acronyme de : Extraction et Gestion des Connaissances)

ARTICLE 2 – OBJET

L’Association a pour objet de rassembler les chercheurs des disciplines de l’Informatique Décisionnelle (Business Intelligence), de l’Extraction de Connaissances dans les Bases de Données (Knowledge Discovery in Data Bases), de la Gestion des connaissances (Knowledge Management), de la Fouille de Données (Data Mining), de l’Apprentissage Automatique (Machine Learning) et de tout autre domaine pertinent sans restriction.
Plus précisément, elle se fixe pour objectifs :

de promouvoir les échanges multidisciplinaires entre tous les domaines de l’informatique, des mathématiques appliquées en connexion avec les utilisateurs qu’ils soient issus du monde académique, du monde industriel ou de la société de manière générale,
d’aider à l’émergence, au renforcement et au développement d’une communauté scientifique francophone autour des thématiques liées à l’extraction et à la gestion des connaissances,
de favoriser les échanges entre chercheurs et spécialistes d’entreprise afin d’accroitre les savoirs et les savoir-faire dans les domaines précités,
de faire émerger des besoins industriels et des enjeux scientifiques et technologiques nouveaux,
de disséminer les résultats scientifiques et les retours d’expériences dans la communauté scientifique, dans les entreprises et dans la société.

ARTICLE 3 – DUREE

La durée de l’Association est indéterminée à compter de sa déclaration auprès de la préfecture dont dépend son siège social.

ARTICLE 4 – SIEGE

Le siège social de l’Association est, par décision de l’assemblée générale constitutive du 22 janvier 2022, situé à l’adresse de son Président. L’adresse actuelle est la suivante :
Polytech Nantes
Association EGC
Rue Christian Pauc, CS 50609
44300 Nantes, France
Le siège peut être transféré dans tout autre lieu, ville, département ou région sur proposition du Président et décision du bureau à la majorité absolue des voix exprimées.

2. COMPOSITION ET COTISATION

ARTICLE 5 – MEMBRES

L’Association se compose de membres qui peuvent être des personnes physiques et/ou morales. Les membres sont :

les Membres Fondateurs (MF) d’EGC dont la liste nominative est jointe en annexe,
les Membres Associés (MA),
les Membres Exécutifs (ME), Personnes Associées, qui ont pour rôle d’assurer la continuité de l’action de l’association. Ils sont réunis dans le Comité de Pilotage de l’association,
les Membres d’Honneur, personnes ayant quitté le Comité de Pilotage pour un motif quelconque mais souhaitant conserver un lien de soutien explicite envers l’association.

ARTICLE 6 – ADHESION – RETRAIT

Toute demande d’adhésion, pour être MA, est formulée par écrit et adressée au Président par courrier y compris électronique. Elle est soumise à la décision d’une assemblée générale statuant selon les modalités de l’article 7 des présents statuts. L’assemblée Générale qui statue sur cette demande d’adhésion n’a pas à justifier sa décision

Pour devenir ME, un MA doit être coopté par l’ensemble des autres membres exécutifs et doit avoir exercé une activité significative dans le développement de l’association, par exemple :

président du comité de programme d’une conférence EGC,
président du comité d’organisation d’une conférence EGC,
responsabilité d’un collège EGC actif,
responsabilité d’une école thématique,
implication forte soit dans la communication, la gestion du site de soumission…

Les MF ayant participé à la constitution de l’Association sont de droit membres exécutifs.

La qualité de membre de l’une des deux catégories (MA, ME) se perd :

par démission adressée par écrit au Président,
pour une personne physique par décès ou par déchéance de ses droits civiques,
pour une personne morale, par mise en liquidation judiciaire ou dissolution, pour quelque cause que ce soit,
pour non paiement de la cotisation aux échéances fixées par l’article 6 bis,
par exclusion prononcée par comité de pilotage pour tout motif grave dont l’appréciation est laissée à sa discrétion.

ARTICLE 6 BIS – COTISATION

Le montant de la cotisation annuelle est proposé par le bureau à l’agrément de l’Assemblée Générale. Ce montant peut varier suivant la qualité de membre. Il est exigible dans les trois mois de la signification par courrier – postal ou électronique – aux adhérents, et au plus tard lors de l’Assemblée Générale qui suit celle qui a fixé le montant de cette cotisation.

Le versement en est nécessaire pour participer aux activités de l’Association.

La cotisation peut être perçue par incorporation dans les frais d’inscription à la conférence EGC ou tout autre moyen clairement indiqué ou adressée au trésorier par tout moyen.

Si la candidature est rejetée, la cotisation sera remboursée.

Le versement de la cotisation n’exonère pas les adhérents (MA) du paiement des frais de participation spécifiques à chaque manifestation de l’Association.

ARTICLE 6 TER – PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE EXECUTIF

La qualité de membre exécutif se perd après deux absences consécutives à l’Assemblée Générale annuelle, après avis du Comité Exécutif ou par démission.

3. ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

ARTICLE 7 – L’ASSEMBLEE GENERALE

Article 7.1 – Composition et pouvoirs

L’Assemblée Générale se compose de tous les membres à jour de leur cotisation à la date de convocation de ladite assemblée. Elle est seule compétente pour :

élire les membres composant le bureau,
prononcer la révocation du Président,
modifier les statuts, exception faite du transfert du siège social,
contrôler la gestion du Président,
approuver au moins une fois par an, les comptes du dernier exercice comptable clos et voter le budget pour l’année en cours. A cet effet, le rapport annuel et les comptes sont mis à la disposition de chaque membre au siège social de l’Association. Une copie peut en être délivrée sur simple demande adressée au secrétaire.
prononcer la dissolution de l’Association

Article 7.2 – Fonctionnement de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an pour approuver les comptes du dernier exercice clos et voter le budget. L’AG peut être réunie chaque fois que de besoin sur convocation d’un tiers des membres par lettre simple du Président.

Une feuille de présence est signée par chaque membre entrant en séance.

L’Assemblée Générale ne peut être tenue que si la moitié des ME sont présents ou représentés.

Chaque MA présent à l’Assemblée Générale dispose d’une seule voix.

Chaque MA présent à l’Assemblée ne peut être porteur que de deux procurations de MA absents, à l’exception des représentants des personnes morales qui ne peuvent disposer d’aucun pouvoir.

L’AG est convoquée par le Président par tout moyen approprié (Mail, Courrier, affichage sur le site web).

A défaut de quorum, une nouvelle assemblée générale sera convoquée par le Président en respectant un délai minimum de huit jours à compter de la dernière assemblée qui n’a pu se tenir. Aucun quorum n’est requis pour cette nouvelle assemblée générale.

A l’exception du vote concernant la modification des statuts et la dissolution de l’Association, l’Assemblée Générale délibère à la majorité simple des membres présents ou représentés.

La majorité des 2/3 des membres présents ou représentés est requise pour le vote de la modification des statuts et la dissolution de l’Association. En envoyant un pouvoir en blanc, tout membre de l’Association émet un vote favorable à l’adoption des projets de résolution mis à l’ordre du jour par le bureau de l’association.

Toutes les délibérations de l’Assemblée Générale font l’objet d’un procès verbal établi par le secrétaire, signé par le Président et consigné dans un registre spécial.

ARTICLE 8 – BUREAU

Article 8.1 – Composition

L’Assemblée Générale élit tous les deux ans un bureau. Ce bureau élit en son sein :

Vices-Présidents,
Trésorier,
Trésorière adjointe,
Secrétaire,
Secrétaire adjoint
Chargée de relations avec les Groupes de Travail
Chargée de communication et relations entreprises
Community manager
Webmaster
Chargé des relations internationales
Chargée de e-EGC
Co-responsable de e-EGC
Chargé des défis
Chargée des démos et relations entreprises
Gestion du prix de thèse

En cas de vacances à la suite d’un décès, démission ou perte de la qualité de membre, le bureau pourvoit au remplacement provisoire des membres absents par un membre pris dans le comité de pilotage. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. En cas de vacances de la totalité des postes du bureau, une assemblée générale est convoquée par un membre de l’association avec pour seul ordre du jour, soit l’élection de nouveaux membres, soit la dissolution de l’association.

Article 8.2 – Pouvoirs

Le bureau est investi des pouvoirs les plus étendus pour prendre toutes les décisions qui ne
sont pas réservées à l’assemblée générale.

Article 8.3 – Fonctionnement

Le bureau se réunit autant de fois que nécessaire, sur convocation du Président par tout moyen adressé à chaque membre du bureau. Il délibère à la majorité simple des membres présents ou représentés. Chaque membre peut être porteur d’une procuration d’un membre absent. Les délibérations par courrier électronique sont valables. Les membres du bureau conservent une trace des échanges.

Article 8.4 – Présidence

Le Président, élu pour une duré de deux ans, renouvelable une fois, est obligatoirement un ME.

Article 8.5 – Trésorier

Le Trésorier effectue les paiements, reçoit les sommes dues à l’Association et ouvre les comptes bancaires ou postaux au nom de l’Association. Il vérifie les cotisations des adhérents et relance les appels à cotisation.

Article 8.6 – Le secrétaire

Le secrétaire est en charge des Procès Verbaux (PV). Il établit les PV de séances et conserve la trace de l’ensemble des activités de l’association.

Article 8.7 – Désignation des membres du bureau

Le Président, proposé par le comité de pilotage, lance un appel à participation auprès des MA pour occuper les autres postes du bureau. Il choisit parmi les candidats une liste de noms en accord avec le comité de pilotage. Une fois constituée, cette liste est proposée à l’Assemblée Générale qui est la seule instance à prendre la décision de garder ou de rejeter la liste complète du bureau. Si la majorité des votants ou représentés rejette la proposition de bureau, le comité de pilotage devra, dans les deux mois qui suivent, proposer une autre liste de noms pour le bureau.

ARTICLE 8 BIS – COMITE DE PILOTAGE

Outre le fait d’être le garant de la continuité de l’activité d’EGC, notamment en matière de structuration de l’association (cf. article 8.7), le comité de pilotage assure le suivi du respect de la charte d’organisation de la conférence EGC. Il est habilité à modifier la charte d’organisation après accord explicite du bureau. La charte est soumise au vote des associés lors de la future AG.

ARTICLE 9 – GROUPES DE TRAVAIL

Le bureau peut créer des Groupes de travail. Ces Groupes seront composés de membres de l’Association, ou de tout autre personne choisie par le responsable du Groupe en fonction de ses compétences dans le domaine étudié.

ARTICLE 10 – RESSOURCES

Les ressources de l’Association se composent des cotisations versées par les membres, des subventions qui peuvent lui être accordées, du prix des prestations fournies par l’Association, des avances consenties par les membres afin de financer ses investissements et le fond de roulement, de toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires. Le montant des cotisations est fixé annuellement par l’Assemblée Générale. Les cotisations sont exigibles lors de l’Assemblée Générale statuant sur les comptes du dernier exercice clos

ARTICLE 11 – DISSOLUTION

L’Assemblée Générale, appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Association, est convoquée spécialement par le bureau. La dissolution de l’Association ne peut être votée que par décision d’une Assemblée Générale statuant selon les modalités de l’article 7 des présents statuts. En cas de dissolution de l’Association, l’Assemblée Générale nomme un (ou plusieurs) liquidateur qui aura tout pouvoirs aux fins de la réalisation de l’actif et de sa dévolution sans pouvoir attribuer aux membres de l’Association autre chose que leur apport.

ARTICLE 12 – FORMALITES

L’Assemblée Générale fera remplir, dans les délais impartis, les formalités prescrites par les lois et règlements en vigueur, notamment, la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 17 Août 1901. Tous les pouvoirs sont spécialement donnés à cet effet au Président. (ou « tout pouvoir est spécialement donné… »)